日本で留学生迎える方法は、まず最初にAFS日本協会に登録を行う必要があります。ホストファミリーを行うための条件としては、異文化交流を通じ公正で平和な世界の実現を目指すといった協会の精神に共感したうえで、留学生を家族の一員として温かく迎え入れることができる家庭であることとなっています。英語がしゃべれない、家が狭い、同世代の子供がいないなどといった心配もあるかもしれませんが、このようなことに心配は必要ありません。夫婦二人だけの家庭や、両親どちらが単身赴任中であっても、ホストファミリーになることができます。生活習慣や文化的な背景の異なる留学生の生活することができる柔軟性や意欲があれば問題ないということです。
留学生は世界約50の国や地域から来日し、原則、コミュニケーションが可能な英語力を身につけている特徴があります。双方の性格や趣味、家庭環境などを考慮し、慎重に協会が留学生と応募家庭との組み合わせを行います。留学生は家族の一員としてホームステイを行うことで、日本の家庭生活を体験することができ、家族としての責任やきまりなども分かち合うことになります。体験を終えたころには海外に暮らすもう一人の家族が生まれることにもつながります。
日本で留学生を迎えるにあたり、特別な心構えを持つ必要はありません。普段通りの方が好まれ、その方が留学生も精神的に楽だということです。ふだん通りとはいえ少しの気遣いやおもてなしの気持ちを意識すると良いでしょう。日本の文化や習慣、マナーなどは知らないということを前提で接することが大切です。ホームステイを始めて1から2週間ほどたつと日本語学校の生活にも慣れて友達ができ、生活リズムが変わってくる傾向にあります。問題がなければ自由にさせるのもよいでしょう。またこのころになると生活環境や食事って体調を崩すことが多いので注意しましょう。
受け入れの準備としては、来日2カ月前ごろに日本語学校から依頼が届きます。一般的なお願いしたい旨、オリエンテーションなどについての内容です。準備は時間がかからない限り来日の1から2週間まえほどで問題ありません。冷暖房付きの個室やベッド、机やテーブル、リネン類やハンガー、ハンガーかけ、下駄箱の空きスペースや冷蔵庫の空きスペース、洗濯ものを入れるかごなども用意しましょう。日本語学校でのオリエンテーションで、日本家庭の一般的な説明もありますが、家庭でのルールも準備しておくことが大切です。例えば洗濯する曜日やエアコンの消し忘れ、夕食不要の場合の連絡時間や部屋の掃除やシーツなどのとりかえ、最終電車などを確認するようにしましょう。